- Dokumentationsstand: 6.0.636
- Ab Lizenztyp: Buchhalter
- Benutzerrecht: Kein Benutzerrecht. Rechteliste > Rechnungswesen
Einführung
Ab dem 01.01.2025 ist es verpflichtend, E-Rechnungen auch im B2B-Geschäft in sein System importieren und verarbeiten zu können.
Darüber hinaus wurde festgelegt, dass bis zum 01.01.2027 die Generierung von B2B-Rechnungen auf die E-Rechnung umgestellt werden muss.
Für die beiden Bereiche Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung in PROAD wurden Erweiterungen implementiert.
E-Rechnungsimport
Basierend auf der bestehenden Plattform in PROAD unter Rechnungswesen -> Eingangsrechnung wurde im Funktionsmenü zusätzlich der Menüpunkt
E-Rechnung importieren integriert.
Bevor jedoch mit der Funktion gearbeitet werden kann, müssen noch folgende Einträge in der Agentur hinterlegt werden.
Unter dem Menüpunkt Agentur->Einstellungen->Optionen->Eingangsrechnungen->E-Rechnung.
Hier werden Standardwerte für Projekt und Leistungsart für den Schnellimport im ersten Schritt hinterlegt. Bitte hinterlegen Sie hier ein internes Projekt und eine gängige Leistungsart aus Ihrer bestehenden Leistungsartenliste aus.
Nachdem grundlegende Einstellungen vorgenommen wurden, bitte einmal von PROAD abmelden und neu anmelden.
Alle Einstellungen für den Import der E-Rechnung sind vorgenommen und die Funktion E-Rechnung importieren ist nun aktiv.
Eingangsrechnungen, die in den folgenden E-Rechnungsformaten vorliegen, können hier hochgeladen werden:
- EN16931 XRechnung 3.0.2
- EN16931 XRechnung 2.2.0
- EN16931 XRechnung 2.1.1
- Peppol Abrechnung BIS 3
- (ZUGFeRD funktioniert, aber die Validierung muss überarbeitet werden)
Beim Upload wird der Inhalt der E-Rechnung ausgelesen. Zunächst wird geprüft, ob der Lieferant bereits in Ihren PROAD-Stammdaten vorhanden ist. Dabei wird auf Namensgleichheit geprüft. In unserem Beispiel wird der Kreditor erkannt und vorausgefüllt. Sollte Ihr Lieferant hier nicht direkt auftauchen, prüfen Sie bitte, ob Sie ihn über die Lupe finden oder unter Stammdaten-Lieferanten neu anlegen müssen.
Auf der zweiten Ebene kann hier bereits das richtige Projekt ausgewählt werden. Ist bekannt, für welches aktive Projekt diese Fremdleistung in Rechnung gestellt wird, kann dies bereits hier eingetragen werden.
Ist dies noch nicht bekannt, kann die Eingangsrechnung mit dem hinterlegten internen Projekt vorerfasst werden.
Nach Bestätigung der Angaben. Wird die Eingangsrechnung in der Liste ausgewiesen, wenn diese valide ist und die Prüfung überstanden hat.
Hierzu wird bereits in der Anwahl Maske ein Protokoll ausgewiesen.
Ist die Rechnung nicht valide, dann wird im Protokoll ausgewiesen, welche Pflichtelemente fehlen.
Das Protokoll kann herauskopiert werden und dem Lieferanten als Hinweis angehängt werden.
Alle relevanten Pflichtfelder der Eingangsrechnung wurden gelesen. Die Eingangsrechnung wird in der Ansicht angezeigt.
Im Bereich Positionen: Werden alle relevante Angaben angezeigt inkl. Beschreibung der Position.
Wenn Sie bereits das richtige Projekt angegeben haben, müssen Sie hier noch den Positionen die richtige LA zuordnen.
Damit beim Wechsel der LA nicht alle Preise und Inhalte verloren gehen, gibt es den grünen Button.
Grün bedeutet an dieser Stelle, dass ich an dieser Stelle noch alles ändern kann. Wenn ich nur noch die LA anpassen möchte, schalte ich den Button um. Dann stehen mir nur noch Projekt, LA und Beschreibung zur Bearbeitung zur Verfügung.
Im TAB Anhang wird beim Import automatisch die importierte Datei als Belegbild angehängt.
Nach dem Import und Anpassung der importierten Eingangsrechnung kann diese wie jede andere Eingangsrechnung zur Prüfung an die Kollegen geschickt werden und danach verbucht und weiterverarbeitet werden.
Generierung der E-Rechnung über XRechnung in PROAD
Dazu wird das Modul XRechnung aktiviert. Zur Einrichtung des Moduls bitte hier den Link klicken zur Doku. https://proadsoftware.zendesk.com/hc/de/articles/360019752757--Doku-XRechnung-in-PROAD
Ab dem 01.01.2025 dient das XRechnung Modul auch zur Generierung der B2B-Rechnungen. Welche ab 01.01.2027 zur Pflicht werden.
Folgende Dinge sind dabei zu beachten. Jeder Kunde, nicht nur öffentliche Träger bekommt in PROAD eine Leitweg-ID, diese können Sie selbst vergeben oder mit dem Kunden vereinbaren. Hinterlegen Sie diese beim Kunden im TAB Details.
Sie bekommen beim ersten Versuch zu speichern folgende Hinweismeldung.
Diese bestätigen und noch einmal auf Speichern klicken.