[Doku] Kassenbuch – PROAD Software

Dokumentationsstand: 5.3.68
Ab Lizenztyp: Buchhalter
Modul: Ja
Benutzerrecht: Rechteliste > Rechnungswesen > Kassenbuch

Allgemein

Mit PROAD können ein oder mehrere Kassenbücher eingerichtet werden zum Beispiel: Kassenbuch Frankfurt und/oder Kassenbuch München.
Die Kasseneinzahlungen und Kassenauszahlungen sowie die Bestandsermittlung (Endbestand),erfolgen getrennt pro Kassenbuch.
Die Kassenführung in PROAD ermöglicht die Einzelbelegerfassung mit Angabe der Beträge, Datum, Steuerbetrag und –satz, Belegnummer und das entsprechende Aufwandskonto als auch die Hinterlegung des Belegtextes (Büromaterial, Postzeichen, Getränke etc.).
Die Kassenauszahlungen können beim Einsatz einer FiBu-Schnittstelle mit transferiert werden und zwar bei der Auswahl Belegart Eingangsrechnung, Rechnungstyp Kasse.

Einrichtung der Kasse

Unter Rechungswesen > Kassenbuch > Kasse vergeben Sie einen Namen (z.B. Kasse), Sie hinterlegen das Kreditorkonto (z.B. 1600) - hier können Sie Ihren Steuerberater fragen welches Konto für die Kasse verwendet wir - die Währung, das Land und das
Präfix (z.B. KASSEM für Kasse München). Die Nummerierung ist dementsprechend auch hinterlegt.

Leistungsarten für Kassenauszahlungen definieren

Um die Leistungsarten, die unter Agentur > Leistungsart erfasst wurden, im Kassenbuch verwenden zu können, muss die Leistungsart im Tab "Details" zusätzlich über dich Checkbox „Kassenbuch“ gekennzeichnet und eine Beschreibung hinterlegt werden. Die Beschreibung wird als Belegtext vorgeschlagen und kann bei der Erfassung bei Bedarf angepasst werden.

Nummernkreis für Kassenauszahlungen definieren

Bei jeder Kassenauszahlung (Belegerfassung) muss eine eindeutige Nummer vergeben werden. Die Art der Nummerierung können Sie unter Agentur > Einstellungen > Vorgaben > Nummerierung > Nummerntyp „Kassenauszahlung“ vornehmen.

WICHTIG! Nehmen Sie die Nummerierungseinstellung vor Erfassung der ersten Kassenauszahlung/Kasseneinahme vor.

Anfangsbestand

Wird eine neue Kasse zum ersten Mal eingerichtet, so liegt der Anfangsbestand bei 0. Es besteht die Möglichkeit, eine bereits vorhandene Kasse in PROAD weiterzuführen. Ermitteln Sie den Bestand der Kasse und tragen Sie den Betrag als Kasseneinzahlung ein (wie eine Kasseneinzahlung erfasst wird, erfahren Sie im nächsten Absatz). Im Bemerkungsfeld der Kasseneinzahlung können Sie beispielsweise angeben, dass es sich um die Angabe des Anfangsbestandes im Rahmen eines Kassenwechsels handelt.

Erfassung der Kasseneinzahlungen bzw. Anfangsbestand

Um eine Kasseneinzahlung zu erfassen muss zunächst die gewünschte Kasse ausgewählt werden. Nach dem die Auswahl getroffen wurde, stehen die Tabs Kasseneinzahlung und Kassenauszahlung zur Verfügung. Sollte dies nicht der Falls sein, so können Sie mit rechtem Mausklick in die Tab-Zeile die Tab-Konfiguration öffnen und die gewünschten Tabs zur Anzeige auswählen.

Klicken Sie auf Kasseneinzahlung und erfassen Sie die gewünschten Daten.

Nr.: Dieses Feld wird automatisch belegt und kann nicht bearbeitet werden.
Bankverbindung: Wählen Sie hier eine der von Ihnen im System hinterlegten Banken (Hausbank), wenn die Kasseneinzahlung durch eine direkte Auszahlung von dem Bankkonto vorgenommen wurde. Die eigenen Bankdaten können in PROAD über Agentur > Agentur > Tab „Banken“ erfass werden.
Person/Firma: Geben Sie hier eine in PROAD hinterlegte Person bzw. Firma an, von der der Einzahlungsbetrag erhalten wurde und nicht eine direkte Einzahlung über ein Bankkonto vorgenommen wurde.
Datum: Geben Sie hier das Datum an, an dem die Einzahlung vorgenommen wurde.
Betrag: Geben Sie hier den Einzahlungsbetrag an. Es wird die, für die Kasse hinterlegte Währung berücksichtigt.
Währung: Geben Sie die Währung an, in der die Kasse geführt wird. Es ist nicht möglich, eine Kasse in unterschiedlichen Währungen zu führen
Beschreibung: Allgemeines Beschreibungsfeld, das frei verwendet werden kann.

Vorgehensweise Erfassung einer Kassenauszahlung

Folgende Eingaben müssen Sie vornehmen, um eine Kassenauszahlung zu erfassen

Bitte wählen Sie den Kreditor aus. Um die Eingabe eines jeden Lieferantes wie ALDI, REWE etc.
zu vermeiden legen Sie bitte unter Stammdaten > Lieferanten "einen virtuellen Kassenlieferant" an.
Diesen wählen Sie für alle Kassenauszahlungen aus. Kassenauszahlungen werden trotzdem beim
Fibu Transfer mit übergeben, da wir bei der Neuanlage der Kasse den Kreditor hinterlegt haben.
Paginiernummer: Diese Nummer wird abhängig von den von Ihnen getroffenen Nummerierungseinstellungen automatisch generiert bzw. manuell eingegeben. Die Nummer kann erst erzeugt werden, wenn miondestens eine Belegpositionen erfasst wurde.
Rechnungsnummer: Geben Sie hier die Belegnummer des Ausstellers an, falls vorhanden.
Rechnungsdatum: Geben Sie hier das Datum des Beleges an.
Eingangsdatum: Geben Sie hier das Datum an, wann der Beleg eingereicht wurde.
Der Fibu-Zeitraum: Wird automatisch anhand der im System hinterlegten Einstellungen zur Erfassung von Eingangsrechnungen ermittelt. Sie können definieren, ob der Fibu-Zeitraum anhand des Rechnungs- oder Eingangsdatums ermittelt werden soll. Die Einstellungen hierzu finden Sie unter Agentur > Einstellungen > Optionen > Eingangsrechnung. Das Feld kann aber auch mit abweichenden Eingaben manuell überschrieben werden.
Für FiBu sperren: Wählen Sie diese Option an, wenn Sie nicht möchten, dass die Kassenauszahlung an die Finanzbuchhaltung übertragen wird. Sollten Sie einen Kreditor ausgewählt haben, zu dem bereits eine Fibu-Sperre definiert wurde, wird diese Option automatisch gesetzt. Diese Einstellung können Sie bei dem gewählten Kreditor unter Stammdaten > Lieferant, Mitarbeiter, Freelancer > Details bei Bedarf ändern.

Wenn die Angaben der Kopfdaten des Beleges abgeschlossen sind, speichern Sie diese und wechseln zu dem nun aufrufbaren Tab „Positionen“ und erfassen die gewünschten Positionen. Die Eingaben sind identisch bie bei der Erfassung einer Eingangsrechnung.

Wenn alle Positionen erfasst wurden, wechseln Sie zurück auf den Tab „Kassenauszahlung“ und buchen den Beleg. Dies geschieht mit Klicken auf das „Feder-Symbol“. Damit ist die Belegerfassung abgeschlossen.
PROAD vergibt automatisch eine Paginiernummer ähnlich der Eingangsrechnungen.

Zusatzfunktionen und Informationen zu Kassenauszahlungspositionen

Über das „Zahnradsymbol“ stehen in der Positionsliste weitere Felder zur Verfügung, die bei Bedarf ein- oder ausgeblendet werden können.

Belege können über den Tab "Anhang" als PDF hinterlegt werden. Diese werden beim Fibu Transfer,
wenn Sie mit der Fibu Schnitstelle DATEV Online Belegexport arbeiten, mit übergeben.

Um eine Übersicht der Kasseneinzahlungen und Kassenauszahlungen über einen Report zu sehen, wählen Sie bitte im Dialog Rechnungswesen das Kassenbuch aus.