[Doku] Dokumente erstellen und bearbeiten

• Dokumentationsstand: 5.3.107
• Ab Lizenztyp: Verwalter (eingeschränkter Umfang)
• Benutzerrecht: Rechteliste > Projekt > Projekt > Anfrage, Angebot, Bestellung, Korrespondenz (diverse), Rechnung
• Modul: Im Standard enthalten

Einführung

In PROAD ist es möglich, verschiedene Dokumente zu Projekten zu erstellen und zu bearbeiten. Je nach Lizenztyp und Zugriffsrecht stehen folgende Dokumenttypen zur Verfügung:

• Anfrage
• Angebot
• Bestellung
• Korrespondenzen (diverse)
• Rechnung

Für die Erstellung von Dokumenten ist es möglich auf im Programm hinterlegte Vorlagen zurückzugreifen. Dokumentationen zur Erstellung von Vorlagen finden Sie hier:

Dokumentvorlagen

Positionsliste und Positionsvorlagen

Erstellung und Verwendung von Textbausteinen

Webinar zur Vorlagenerstellung

Diese Dokumentation befasst sich mit dem generellen Handling von Dokumenten und dem Dokumenteditor.

Neues Dokument anlegen

• Wählen Sie über das Menü Projekt > Projekt das Projekt aus, zu dem das Dokument erstellt werden soll.
• Klicken Sie auf eine der "Dokumenten-Tabs", abhängig davon, welchen Dokumenttyp Sie verwenden möchten (z.B. Angebot).
• Füllen Sie die Felder im Dokumentkopf aus[/list]

Folgende Felder stehen im Dokumentkopf zur Verfügung:

• Im Feld „Dokumentnummer“ müssen Sie nur eine Angabe machen, wenn die Dokumentnummerierung auf manuell eingestellt wurde, ansonsten wird beim Speichern des Dokuments automatisch eine Nummer vergeben. Dies gilt beim Dokumenttyp „Rechnung“ ebenfalls für das Feld „Rechnungsnummer“.
• Im Feld „Kreditor“ (nur bei „Bestellungen“ und „Anfragen“) wählen Sie den Lieferanten aus, an den das Dokument versendet werden soll. Bei Kunden ist dies nicht notwendig, da der Kunde durch die zuvor getroffene Projektauswahl bereits zugeordnet wurde.
• Im Feld "Ausgangsdatum" geben Sie das gewünschte Ausgangsdatum an.
• Im Feld „Rechnungsdatum“ geben Sie das gewünschte Rechnungsdatum an. (Nur bei Dokumenttyp „Rechnung“)
• Im Feld "Währung" geben Sie an, in welcher Währung das Dokument erzeugt werden soll (steht nicht bei Dokumenten vom Typ Korrespondenz zur Verfügung). Achten Sie darauf, dass die Währung nachträglich nicht mehr geändert werden kann.
• Im Feld "Wechselkurs" können Sie einen Wert angeben, wenn die gewählte Währung von der Agenturwährung abweicht.
• Im Feld "Gewichtung" (nur bei Dokumenttyp „Angebot“) können Sie ihre Einschätzung angeben, ob Sie zu dem Angebot einen Auftrag erhalten. Nähere Erklärungen zur Verwendung des Feldes finden Sie in der Dokumentation [Doku] Angebotsgewichtung.
• Im Feld "Transferdatum" (nur bei Dokumenttyp „Rechnung“) kann nichts erfasst werden. Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn eine Rechnung mit einer FiBu-Schnittstelle aus PROAD an die Finanzbuchhaltung übertragen wurde.
• Im Feld "Für FiBu sperren“ (nur bei Dokumenttyp „Rechnung“) können Sie angeben, ob die Rechnung für einen Transfer an die Buchhaltung gesperrt werden soll. Das Feld wird abhängig von den Einstellungen beim Kunden vorbelegt.
• Im Feld "Für FiBu-Zeitraum“ (nur bei Dokumenttyp „Rechnung“) wird angegeben, in welchen Finanzbuchhaltungszeitraum die Rechnung fließen soll. Die Vorbelegung geschieht anhand der Einstellungen unter Agentur > Einstellungen > Optionen > Ausgangsrechnungen.
• Im Feld "Fällig bis“ (nur bei Dokumenttyp „Rechnung“), kann die Zahlungsfälligkeit der Rechnung angegeben werden. Die Vorbelegung geschieht anhand der Einstellungen unter Agentur > Einstellungen > Optionen > Ausgangsrechnungen.
• Im Feld "Dokumentname" können Sie einen beliebigen Namen vergeben.
• Im Auswahlfeld "Adresse" werden die Adressen zur Verfügung gestellt, die bei den Stammdaten zum Kunden bzw. Lieferanten hinterlegt wurden. Vorgeschlagen wird die Adresse, die bei den Stammdaten als Hauptadresse gekennzeichnet wurde.
• Im Auswahlfeld "Kontakt" wird der zur ausgewählten Adresse hinterlegte Hauptkontakt vorgeschlagen.
• Im Feld „Briefanrede“ wird die zum Kontakt hinterlegte Briefanrede vorgeschlagen.
• Im Feld „Bemerkung“ können Sie einen frei gewählten Text hinterlegen.[/list]

Hinweis: Der Dokumenttyp „Korrespondenz“ ist noch weiter unterteilt in die Bereiche „Briefings“, „Memos“, „Verträge“ und „Sonstiges“. Es stehen die Felder „Dokumentname“, „Ausgangsdatum“ und „Bemerkung“ zur Verfügung. Um die Adresse oder den Kontakt zu bearbeiten öffnen Sie bei Korrespondenzen aus dem Funktionsmenü den Aufruf „Adressen“.

Wenn Sie die Felder im Dokumentkopf ausgefüllt haben, klicken Sie auf das Speichersymbol (Haken) oberhalb des unteren Listenbereichs. Anschließend erscheint der gespeicherte Eintrag in der Liste.

Über den Tab „Positionen“ (nicht bei Dokumenttyp „Korrespondenz“ können Sie die Werte für Ihre Dokumentpositionen erfassen. Diese werden dann, je gewählter Vorlage“ im Dokument mit ausgegeben.

Dokument mit Editor erstellen und anzeigen

Nachdem Sie alle gewünschten Felder im Dokumentkopf und der Positionsliste erfasst und gespeichert haben, können Sie das Dokument erstellen. Hierzu klicken sie entweder im Dokumentkopf auf das Icon „Dokument erstellen/öffnen“ oder im Funktionsmenü der Positionsliste auf den Aufruf „Dokument öffnen“ (wenn das Dokument noch nicht vorhanden ist, wird ein neues erstellt).

Das Dokument wird nun anhand der hinterlegten Standardvorlage erstellt und kann bei Bedarf bearbeitet werden.

PROAD-Funktionen im Dokumenteditor

Neben den Standardfunktionen des Editors stehen weitere Funktionen zum Bearbeiten des Dokuments und der Ausgabe zur Verfügung:

Allgemeiner Hinweis:
Die in der Vorlage platzierten Felder werden anhand der im Dokumentkopf und Positionsliste erfassten Werte automatisch befüllt.

1
Auswahl/Anzeige der Dokumentvorlage, die für das Dokument verwendet und gespeichert wird. Es wird die Vorlage vorgeschlagen und verwendet, die als Standard zum Dokumenttyp in den Voreinstellungen definiert wurde. Wenn Sie eine andere Vorlage verwenden möchten, klicken Sie auf die Aufklappliste und wählen die gewünschte Vorlage aus.
Achtung: Beim Wechsel der Vorlage wird das Dokument komplett neu erstellt und eventuelle Änderungen am Dokumenttext gehen verloren.

2
Aktualisieren Funktion: Wenn Sie diese Funktion anklicken, wird das Dokument anhand der hinterlegten Vorlage (1) neu erstellt. Wie beim Wechsel einer Vorlage werden auch beim Ausführen dieser Funktion eventuelle Änderungen am Dokumenttext überschrieben.

3
Wenn Sie nicht das ganze Dokument aktualisieren möchten, sondern nur den Bereich (5) in dem die Einträge der Positionsliste angezeigt werden, führen Sie die Funktion „Positionsliste aktualisieren“ aus. Die Positionen werden neu erstellt, eventuell zuvor durchgeführte Änderungen an der Positionsliste werden überschrieben.

4
Für die Ausgabe des Dokuments steht eine PDF-Funktion (8) zur Verfügung. Generelle wird das Dokument anhand der Vorlage erstellt, die unter (1) ausgewählt wurde, und zu der ein Briefbogen in den Voreinstellungen hinterlegt wurde. Wenn Sie nun z.B. ein PDF mit der gewählten Vorlage aber einem anderen Briefbogen oder leeren Briefbogen erstellen möchten, können Sie in dieser Aufklappliste einen anderen, im System hinterlegten, Briefbogen auswählen und mit diesem das PDF erzeugen. Dies ist ein temporärer Vorgang, die Auswahl des alternativen Briefbogens wird nicht gespeichert.
[i]Hinweis[/i]: Ränder- und Seiteneinstellungen werden durch Auswahl eines temporären Briefbogens nicht verändert.

5
In diesem Bereich werden die Dokumentpositionen angezeigt, die Darstellung erfolgt anhand der zur gewählten Dokumentvorlage hinterlegten Positionsvorlage.

6
Es stehen diverse PROAD-Felder zur Verfügung, die in der Dokumentvorlage platziert werden können, aber auch noch nachträglich für das aktuelle Dokument. Im oberen Teil stehen die einzelnen Bereiche zur Verfügung, im unteren Teil die einzelnen Felder aus diesem Bereich. Um ein Feld mit seinem Inhalt nachträglich einzufügen, platzieren Sie den Cursor an die Stelle, an die der Inhalt des Feldes eingefügt werden soll, wählen dann im oberen Teil den Bereich aus, der das gewünschte Feld enthält und dann im unteren Teil das Feld, welches Sie platzieren möchten.

7
Wenn Textbausteine im Programm hinterlegt wurden, können Sie hier auf diese zurückgreifen.
Positionieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle im Dokument, an der der Textbaustein eingefügt werden soll und klicken den Textbaustein auf der rechten Seite an. Nun wird der Inhalt des Textbausteins eingefügt. Bitte beachten Sie, dass bei einem Doppelklick der Inhalt zweimal eingefügt wird.

8
Wenn das Dokument vollständig bearbeitet und erstellt ist, kann es als PDF erstellt werden. Hierzu reicht ein Klick auf das Symbol „PDF“. Das erzeugt PDF wird in einem gesonderten Browser-Tab angezeigt und kann bei Bedarf über die Funktionen des Browsers gespeichert oder gedruckt werden.

Hinweis: Sollte das PDF in einer nicht optimalen Qualität angezeigt werden, speichern Sie es zunächst und öffnen es nicht mit einem Browser, sondern mit dem kostenlosen ADOBE READER. In der Regel erfolgt hier die Darstellung korrekt

Aktualisierung der Positionsliste

Einführung

Es wurde eine neue Funktion für das Aktualisieren der Positionsliste in PROAD aufgenommen, um effizienter und verlustfreier mit Vorlagen und Dokumenten zu arbeiten und Änderungen am Dokument zu schützen.
Die neue Funktionalität ersetzt nur die Positionsliste im Dokument, d.h. Änderungen außerhalb der Positionsliste bleiben erhalten.

Einrichtung der Vorlagen

Alle Vorlagen die eine Positionsliste darstellen müssen um die neue Funktionalität für das Aktualisieren der Positionsliste angepasst werden.
Dazu setzen Sie in Ihren Vorlagen bitte das Feld DO.positions (Positionsliste), sowie Ihre Summenfelder neu.

Die Aktualisierung der Positionsliste

Wenn Sie nun ein Dokument erzeugen, dann können Sie über den Button "Positionsliste aktualisieren" nur diese und die Summenfelder auf den neuesten Stand bringen und das restliche Dokument bleibt unverändert.

Dieser Button steht Ihnen im Editor zur Verfügung wenn...

• Sie die nötigen Änderungsrechte am Dokument haben
• dieses noch nicht an die FiBu übertragen wurde
• es sich um ein vorlagenbasiertes Dokument handelt
• es sich um ein Dokument mit Positionsliste handelt