- Dokumentationsstand: 5.2.125
- Ab Lizenztyp: Buchhaltung
- Benutzerrechte: Rechteliste > Rechnungswesen > FiBu Center > Optionen
- Modul: Ja
Vorbereitungen
PROAD stellt verschiedenen Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungsprogrammen zur Verfügung. Je nach Schnittstelle werden verschiedenen Optionen und Übertragungsformate unterstützt. Die grundsätzliche Einrichtung für alle Schnittstellen in PROAD ist identisch und wird hier beschrieben.
1. Anlage der Debitoren/Kreditoren
Die Erfassung erfolgt über Stammdaten -> Kunde bzw. Lieferant/Freelancer in den Dialogen sind die Felder Debitor Nummer bzw. Kreditornummer vorhanden. Der Nummernkreis der Debitoren beginnt mit 10000 bis 69999 und der Nummernkreis der Kreditoren beginnt mit 70000 und endet mit 99999. Die Debitor bzw. Kreditornummer sollte in enger Abstimmung mit dem Steuerberater sein und identisch sein. Sowohl in PROAD als auch beim Steuerberater.
Beispiel eines Debitors:
Beispiel eines Kreditors (Lieferant):
Die Vergabe der Nummern erfolgt anhand der Nummerierungseinstellungen unter Agentur > Einstellungen > Vorgaben > Nummerierung > Debitorennummer bzw. Kreditorennummer.
Hinweis: Wenn der Debitor oder Kreditor erfasst ist, muss auf dem Tab „Details“ überprüft werden, dass die Checkbox „Fibu-Transfer sperren“ NICHT aktiviert ist.
Wenn diese Checkbox aktiv ist, würde diese Kennung automatisch auch in den erstellten Ein- und Ausgangsrechnungen gesetzt. Dies kann je Rechnung aber auch noch individuell geändert werden.
Länder- und Steuerinformationen zu Debitoren und Kreditoren
Bei der Erfassung der Debitoren und Kreditoren können Sie angeben, zu welchem Land sie gehören. Die Länderzuordnung erfolgt anhand der im Programm hinterlegten Daten unter Agentur > Einstellungen > Länder. Je Land wird auch die Herkunft definiert, dabei wird unterschieden in Inland, EU und Ausland. Diese Angaben sind relevant, da bei der Auswahl eines Debitors oder Kreditors in einer Aus- bzw. Eingangsrechnung automatisch die Kontenzuordnung in den Positionen anhand der voreingestellten Herkunfts- und Kontodaten durchgeführt wird. Je Beleg kann dies auch individuell geändert werden, jedoch ist es zeitsparender, wenn möglichst viele Voreinstellungen passend eingerichtet werden.
Ebenfalls ist es möglich, je Debitor und Kreditor einen abweichenden Steuersatz zum Standardsteuersatz der Agentur zu hinterlegen. Dies geschieht auf dem Tab „Adressen“. Wählen Sie hierzu die Hauptadresse der Firma aus und aktivieren Sie die Checkbox „Diese MwSt. anwenden“. Dann tragen Sie in dem Feld den gewünschten Mehrwertsteuersatz ein, den Sie bei der Erfassung von Belegen zu diesem Debitor oder Kreditor vorgeschlagen bekommen möchten. Dies kann Beispielsweise bei Firmen im Ausland mit 0% MwSt. relevant sein.
Nähere Informationen, wann welche Mehrwertsteuer verwendet wird können Sie in unserer Dokumentation "Hinterlegung der Mehrwertsteuer" abrufen.
2. Hinterlegung der Sachkonten auf Leistungsartebene
Die Hinterlegung der Sachkonten erfolgt je Leistungsart. Die hinterlegten Konten werden bei der Erfassung von Ein-und Ausgangsrechnungspositionen automatisch vorgeschlagen, wenn sie hinterlegt wurden und können anschließend in der Position bei Bedarf für diese geändert werden.
Um die Konten im Kontenrahmen anzulegen, müssen zunächst die notwendigen Leistungsarten erfasst werden unter Agentur > Leistungsart.
Anschließend den Dialog Rechnungswesen > Kontenrahmen öffnen.
Hier erscheinen nun alle im Programm erfassten Leistungsarten.
Sie können nun eine oder mehrere Leistungsarten auswählen und zu diesen die gewünschten Konten hinterlegen. Wenn Sie mehrerer Leistungsarten markieren wird in den Felder, die Sie ändern können ein ? angezeigt (dieses entfernen). Hier können Sie dann die gewünschten Angaben vornehmen, diese werden dann beim Speichern für alle markierten Leistungsarten übernommen.
Hinweise:
Automatikkonten: Erläuterung der Checkbox Automatikkonto (AK). Automatische Konten haben eine Programmfunktion, die auf der DATEV-Seite bewirkt, dass aus dem Bruttobetrag der Buchung die Umsatzsteuer gerechnet wird. Auf das automatische Konto bucht das DATEV-Programm den um die Steuer verminderten Betrag.
Bilanzkonto: Hier können Sie bei Bedarf ein Bilanzkonto angeben, eine Berücksichtigung in den Schnittstellen erfolgt in der Regel nicht sondern dient zu Informationszwecken.
Steuereigenschaften je Leistungsart
Unter Agentur > Leistungsarten können die im Kontenrahmen hinterlegten Konten ebenfalls eingesehen und bearbeitet werden. Ebenfalls steht hier die Möglichkeit zur Verfügung, für eine bestimmte Leistung ein vom Standard abweichenden Mehrwertsteuersatz zu hinterlegen. Ein Beispiel hierfür ist das Briefporto mit 0% MwSt. Wenn Sie dies einrichten möchten, so aktivieren Sie dich Checkbox „verwenden".
3. Einrichtung von Steuerkonten
Unter Rechnungswesen > Fibucenter > Optionen stehen die Tabs „Sonderkonten“ und „Steuerkonten zur Verfügung. Legen Sie zunächst die Steuerkonten an. Klicken Sie hierzu auf die Tab und „Steuerkonten“. Geben Sie im obersten Feld den Steuersatz (ohne %-Zeichen!) an, den zu dem Sie die Steuerkontodaten anlegen möchten und speichern dann über den Haken oberhalb des unteren Listenbereichs. Erfassen Sie hier die Einträge für alle von Ihnen verwendeten Steuersätze.
Wichtig: Beachten Sie, dass auch für den Steuersatz 0% entsprechende Kontoinformationen hinterlegt werden müssen.
4. Einrichtungen von Sonderkonten
KSV/KSK (Künstlersozialkasse/-versicherung)
Klicken Sie unter Rechnungswesen > Fibucenter > Optionen auf den Tab „Sonderkonten". Im Bereich KSV haben Sie die Möglichkeit für KSV-Aufwände, die bei der Eingangsrechnungserfassung angegeben werden können, die entsprechenden Aufwandskonten je KSV-Gruppe zu hinterlegen. Ebenfalls eine gesonderte Kreditorennummer, die ausschließlich für die Buchung der KSV-Umsätze verwendet wird.
Die einzelnen Prozentsätze der KSV-Gruppen, die bei der Erfassung von Eingangsrechnungen verwendet werden können, können Agentur > Einstellungen > Optionen > KSV hinterlegt werden. Hinweis: Wenn Sie eine Eingangsrechnung erfassen und geben einen KSV-Anteil an, wird dieser nicht dem Gesamtbetrag der Rechnung hinzugerechnet, sondern gesondert betrachtet.
Erlös-Sammelkonten
In den Positionen von Ausgangsrechnungen steht ein separates Feld „Provisionen“ (enthält eventuelle Aufschläge auf Fremdleistungen/Service Fee) zur Verfügung. Wenn nichts anderes angegeben wird, werden diese Provisionen dem Sachkonto der Leistungsart zugerechnet, dass für diese Position gültig ist. Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Provisionen auf ein eigenständiges Sammelkonto zu buchen. Diese Möglichkeit besteht auch für den Erlösanteil, der sich auf die KSV bezieht und unterliegt dem selben Verfahren wie bei den Provisionssammelkonten. Wenn Sie also Sammelkonten für Provisionen und/oder KSV in Ihrer Finanzbuchhaltung verwenden, können Sie diese hier hinterlegen.
5. Einrichtungen der FiBu-Optionen
Unter Rechnungswesen > Fibucenter > Optionen stehen, je nach verfügbarer Schnittstelle, verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung, wie die Daten an die Schnittstellendatei übertragen werden sollen. Um die Optionen einzustellen, wählen Sie einen Eintrag aus der Liste aus und geben im Bereich oberhalb der Liste die gewünschten Werte/Informationen an.
Besprechen Sie die Einstellungen mit dem Steuerbüro, wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Angaben Sie transferieren möchten.
Die Vorbereitungen zum Einsatz der Finanzbuchhaltungsschnittstelle sind nun abgeschlossen.
6. Erfassungsvorgaben für FiBu-Zeiträume
Im Standard wird bei der Erfassung von Rechnungen der Fibu-Zeitraum anhand des Rechnungsdatums der Ein- bzw. Ausgangsrechnung ermittelt. Wenn sie einen abweichenden Automatismus anwenden möchten, können Sie dies für Ein- und Ausgangsrechnungen getrennt einstellen.
Die Einstellungen stehen unter Agentur > Einstellungen > Optionen > Eingangsrechnungen bzw. Ausgangsrechnungen zur Verfügung.
Ausgangsrechnung:
Eingangsrechnung:
Die vorgeschlagenen Fibu-Zeiträume können später je Rechnung bei Bedarf nochmals angepasst werden.
Durchführung eines Testlaufs
Grundsätzlich sollte die generelle Erfassung von Ein- und Ausgangsrechnungen erst erfolgen, wenn die Schnittstelle zur Zufriedenheit getestet und alle Einstellungen vorgenommen und geprüft wurden. Sollten Sie im laufenden Betrieb die Schnittstelle hinzugenommen haben, empfiehlt es sich, bereits vorhandene Rechnungen (diese sind in der Regel ohne Konteninformationen erfasst worden) für den FiBu-Transfer zu sperren und nur wenige für Testläufe „offen“ zu lassen. Solange die Kopplung noch nicht mit wenigen Rechnungen fehlerfrei gelaufen ist, verwenden Sie bitte Ihr bisheriges Verfahren zur Übergabe von Rechnungen an das Steuerbüro oder sonstige andere Abteilungen.
Um vorhandene Rechnungen zu sperren, öffnen Sie den Dialog Rechnungswesen > Eingangsrechnung bzw. Ausgangsrechnung, wählen die gewünschte Rechnung aus und markieren die Checkbox „Für FiBu sperren“ und speichern anschließend über das Häckchen-Symbol oben rechts. Sie können aus der Liste auch mehrere Rechnungen auswählen, die Checkbox markieren und dann speichern.
Stellen Sie nun sicher, dass sie mindestens je eine Ein- und Ausgangsrechnung erfasst haben, die alle notwendigen Voraussetzungen für einen Transfer erfüllt:
Rechnungskopf:
1) Zur Rechnung muss eine Firma mit Debitoren- oder Kreditorennummer verwendet werden.
2) Die Rechnung muss gebucht sein, muss also eine Paginiernummer (bei Eingangsrechnungen) oder eine Rechnungsnummer (bei Ausgangsrechnungen) haben.
3) Die Rechnung muss im gewünschten Fibu-Zeitraum liegen (dieser Zeitraum wird später beim Transfer angegeben).
4) Die Checkbox „für Fibu sperren“ darf nicht markiert sein
5) Das Feld „Transferdatum“ darf nicht gefüllt sein (dies wird automatisch befüllt, wenn ein Transfer durchgeführt und verbucht wurde).
Rechnungsposition
Das Feld „Konto“ muss gefüllt sein (wird automatisch vorbelegt, wenn zur gewählten Leistungsart ein Konto hinterlegt wurde). Die Felder Netto, MwSt.% und Brutto müssen gefüllt sein. Das Feld Brutto darf 0,00 sein, wenn der MwSt-Satz 0% beträgt.
Kann Felder: Automatikkonto (falls benötigt), Checkbox Reverse Charge (steht nur bei Eingangsrechnungen mit Herkunft „Europäische Union“ zur Verfügung. Beachten Sie hierzu bitte unsere Dokumentation "Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge Verfahren)".
Options-Felder:
In den Fibu-Optionen können Sie für bestimmte Bereiche definieren, welche Feldinhalte übergeben werden sollen. Wenn sie z.B. Kostenstellen übergeben möchten und haben dafür das Feld „Kostenstelle der Position“ eingestellt, dann muss auch das Feld „Kostenstelle“ gefüllt werden. Welche Kostenstellen zur Verfügung stehen können Sie unter Agentur > Einstellungen > Vorgabedaten > Kostenstelle (aus der Liste suchen) > Einträge selbst definieren. Weitere Optionsfelder sind z.B das Bemerkungsfeld er Position oder die Projektnummer.
Transfer simulieren und/oder durchführen
1. Rufen Sie den Dialog Rechnungswesen > Fibucenter > Fibu Transfer auf .
2. Stellen Sie den gewünschten FiBu-Zeitraum ein. In dem eingestellten Zeitraum fallen dann alle Rechnungen, die kleiner bzw. gleich diese Angabe im Rechnungskopf enthalten haben
3. Geben Sie das Transferdatum an.
Dieses Datum wird dann in die Rechnungen zurückgeschrieben, wenn Sie den Transfer verbuchen.
4. Geben sie den Buchungszeitraum an.
Der Buchungszeitraum ist in der Regel identisch mit dem Fibu-Zeitraum.
5. Wählen Sie die Belegart aus, die Sie transferieren möchten .
Sie können Ein- oder Ausgangsrechnungen wählen. Es muss für jede Belegart immer ein eigener Transfer und somit eine eigene Transferdatei erzeugt werden.
Sie sollten vor dem 3. Schritt: "Exportdatei erstellen", die Simalution durchführen. Mit der Simulation können Sie vorab eine Prüfung der Datensätze vornehmen, die zur Fibu übertragen werden sollen.
Wird ein Fehlerprotokoll angezeigt, sollten Sie dies auf jeden Fall korrigieren. Den Vorgang der Simulation können Sie auch mehrmals durchführen, da PROAD den Status "an Fibu übertragen" erst im Schritt 3 vornimmt und bei der Simulation noch kein Transferdatum setzt.
Mit dem Klicken auf den Button „Simulation durchführen“ wird im Falle eines Fehlers ein Fehlerprotokoll erzeugt. Wird vor dem Ausführen der Simulation die Checkbox „Als erweiterte Simulation verwenden“ angehakt, dann wird neben dem Fehlerprotokoll auch ein Exportprotokoll und eine Exportdatei erstellt.
Sie können nun den Export-Dialog schließen und die im Fehlerprotokoll genannten Rechnungen aufrufen und korriegieren. Anschließend öffnen Sie wieder den Dialog unter Rechnungswesen > Fibucenter > Fibu Transfer.
Hinweis: Im Hintergrund werden alle zu den Einstellungen passenden Belege zusammengesucht und auf Gültigkeit überprüft.
Achtung: Es stehen nur Dateien im Downloadmanager zur Verfügung, nach dem der Button "Exportdatei erstellen" ausgeführt wurde. Dateien nach einer Simulation stehen weder im Downloadmanager bereit noch nach erneuten Login in PROAD.
Geben Sie die selben Daten an wie zuvor. Wenn Sie alle Fehler korrigiert haben, sollte nun kein Fehlerprotokoll mehr erscheinen (falls doch, Vorgang wie oben beschrieben wiederholen).
Beim klicken auf den Button "Exportdatei erstellen" wird Ihnen eine Exportdatei und ein Exportprotokoll zum Download bereit gestellt. Diese finden Sie zusätzlich im Downloadmanager ( in der Kommunikationsleist unter Ihrem Benutzernamen).
Wählen Sie nun die Exportdatei im Downloadmanager an und speichern diese in ihrem Dateisystem. Bitte öffnen Sie die Datei nicht, da sonst die Datenstruktur beschädigt werden kann. Diese Datei kann nun in die Finanzbuchhaltungssoftware importiert werden.
Wenn Die Daten von der Finanzbuchhaltungssoftware korrekt eingelesen und verarbeitet werden konnten, können Sie die Schnittstelle generell in Betrieb nehmen. Sollten erst noch Korrekturen notwendig sein, so führen Sie diese erst durch.
Zurücksetzen eines FiBu-Transfers
Wenn Sie den Button „Exportdatei erstellen“ ausgeführt haben, stehen die verbuchten Belege nicht mehr für einen nochmaligen Transfer zur Verfügung. Somit ist sichergestellt, dass bereits transferierte Belege nicht nochmals übertragen werden und Doppelbuchungen vermieden werden. In einigen Fällen kann es aber notwendig sein, dass ein einmal durchgeführter Transfer zurückgesetzt werden soll. Für diesen Fall stehen zwei Verfahre zur Verfügung, nämlich die das Zurücksetzen eines Laufs oder nur einzelner Belege.
Um einen kompletten Lauf zurückzusetzten öffnen Sie den Dialog Rechnungswesen > Fibucenter > Fibu Option > Tab FiBu-Tools.
Wählen Sie aus der Liste der entsprechenden Belegart das Transferdatum aus, dass Sie zurücksetzen möchten und klicken Sie auf den zugehörigen Button „Transferdatum zurücksetzen".
Um einzelne Belege zurückzusetzen öffnen Sie den Dialog Rechnungswesen > Eingangsrechnung bzw. Ausgangsrechnungen und suchen über das Suchfeld der Dialogliste den Beleg, der zurückgesetzt werden soll. Im Feld „Transferdatum“ wird das Datum des Transfers angezeigt.
Nun öffnen Sie über das Funktionsmenü oben rechts die Funktion „Transferdatum bearbeiten“ aus.
Nun steht dieser Beleg beim nächsten Transfer wieder zur Verfügung.
Hinweis: Wenn z.B. ein Beleg im Steuerbüro manuell gebucht wurde, der auch in PROAD vorhanden ist und nicht nochmal transferiert werden soll, können Sie umgedreht in diesem Dialog auch ein Datum eintragen.
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