Infomationen zur FiBu-Schnittstelle DATEV-Beleg2Buchung
- Dokumentationsstand: 5.2.125
- Ab Lizenztyp: Buchhaltung
- Benutzerrecht: Rechteliste > Rechnungswesen > FiBu Center
- Modul: Ja
Diese Dokumentation behandelt zusätzliche Informationen die für den Einsatz der Schnittstelle zu DATEV-Beleg2Buchung relevant sind.
Die Dokumentation für die grundsätzliche Einrichtung aller FiBu-Schnittstellen inkl. DATEV, DATEVpro und DATEV-Beleg2Buchung finden Sie hier.
Ein Webinar zu diesem Thema finden Sie hier.
Belegbilder: Erstellung und Transfer
Voraussetzung für den Transfer von Belegbildern ist das PROAD Modul "DATEVpro beleg2buchung" und die kompatible DATEV Software.
Belegerfassung
Eingangsrechnungen/Kassenauszahlungen
In den Eingangsrechnungen und Kassenauszahlungen können Sie Dateien wie Rechnungsscans etc., die Sie über die Tab "Anhang" uploaden können, als zu verwendende Belegbilder markieren, die an die Fibu transferiert werden sollen.
Hierzu müssen Sie die Checkbox "Als FiBu-Belegbild verwenden" im Reiter "Anhang" anwählen, damit die entsprechende Datei im Fibulauf exportiert werden kann. Es kann immer nur eine Datei pro Eingangsrechnung/Kassenauszahlung als Belegbild markiert werden.
Die Checkbox "Als FiBu-Belegbild verwenden" steht nur für die Dateiformate pdf. tiff. jpg oder jpeg zur Verfügung.
Die Bezeichnung der Datei, die als Belegbild verwendet werden soll, kann frei gewählt werden. Dieser Name wird für den Transfer an die FiBu nicht verwendet. Der Dateiname des finalen Belegbildes beim Transfer beinhaltet bei Eingangsrechnungen und Kassenbuchungen immer die Paginiernummer. Die Paginiernummer ist eindeutig und stellt sicher, dass bei der Erzeugung des Dateinamens für den Transfer keine Dubletten entstehen.
Die Rechnungsnummer des Lieferanten kann nicht verwendet werden, da es rein theoretisch möglich ist, dass Rechnungen von mehreren Lieferanten die gleiche Rechnungsnummer haben.
Der Dateiname für Eingangsrechnungen wird nach folgendem Schema aufgebaut:
Eingangsrechnung_Paginiernummer_JJJJMMTTHHMMxxxx.jpg
Beispiel: Eingangsrechnung_2019001_2019031414365704.jpg
Die Informationen zu der Belegbezeichnung werden in der Exportdatei im in den Feldern "Zusatzinformation - Art 2" und "Zusatzinformation-Inhalt 2" übergeben.
Das Feld "Zusatzinformation - Art 2" enthält immer fest den Begiff "Belegbild".
Das Feld "Zusatzinformation-Inhalt 2" immer den Dateinamen zu der entsprechenden Rechnung.
Im genannten Beispiel wäre das der Wert "Eingangsrechnung_2019001_2019031414365704.jpg".
Diese Informationen benötigen Sie bei der Einrichtung innerhalb der DATEV Online Beleg2Buchung-Software. Nähere Informationen können Sie über diesen Link abrufen (externes Angebot, ohne Gewähr): https://apps.datev.de/help-center/documents/0904168
Ausgangsrechnungen
In den Ausgangsrechnungen wird die Datei, die zum Transfer als Belegbild dienen soll, automatisch bei einer der folgenden Aktionen erzeugt:
- Speichern einer Rechnung (Klick auf das Speicher-Symbol (großer Haken) im Texteditor)
- Verwendung einer Vorlage (Anwenden/Wechsel einer Vorlage im Texteditor)
- Buchen einer Rechnung (Klick auf das Buchen-Symbol (kleiner Haken) im Rechnungsdialog (bei Projekten und im Menü Rechnungswesen))
Ob zu der gewählten Ausgangsrechnung eine Datei zum Transfer als Belegbild zur Verfügung steht, können Sie bei Bedarf an folgenden Stellen überprüfen:
Rechnungswesen > Ausgangsrechnungen > Funktionsmenüeintrag "PDF-Rechnung anzeigen"
Projekt > Projekt > Rechnung > Rechnungen > Funktionsmenüeintrag "PDF-Rechnung anzeigen"
Analog zu den Eingangsrechnungen/Kassenauszahlungen wird für den Aufbau des Dateinamens die Ausgangsrechnungsnummer verwendet. Das weitere Procedere entspricht den oben genannten Ausführungen im Bereich Eingangsrechnungen/Kassenauszahlungen.
Sind die Belegbilder mit dem FiBu-Export erstellt worden, so können diese in den Eingangsrechnungen, Kassenauszahlungen und Ausgangsrechnungen über den Eintrag "Fibu-Belegbild" im Funktionsmenü der jeweiligen Rechnungen eingesehen werden.
Export
Zusätzlich zum Standardexport mit Exportdatei und Exportprotokoll wird bei der Schnittstelle zu DATEV Online Beleg2Buchung zusätzlich eine zip-Datei mit den Belegbildern erzeugt. Diese müssen gemeinsam mit Exportdatei und Exportprotokoll weiterverarbeitet bzw. an das Steuerbüro weitergegeben werden.
Wichtig: Auch hier gilt, bitte öffnen Sie die Exportdatei und das Export-Zip nicht!
Das Exportprotokoll als PDF darf geöffnet und eingesehen werden.
Hinweis zum Zurücksetzen eines FiBu-Transfers
Beim Zurücksetzen eines FiBu-Transfers wird der Aufruf des Fibu-Belegbilds in den Rechnungen deaktiviert. Dieser Zustand bleibt so lange erhalten, bis das Transferdatum wieder manuell eingetragen wird (dann steht das bisherige Belegbild wieder zur Verfügung) oder ein neuer Transfer durchgeführt wird.